Sua reunião de família de tamanho médio: uma lista de verificação de planejamento | melhores casas e jardins

Uma reunião de família é uma ótima maneira de reunir sua família, mesmo quando ela está crescendo e mudando. É uma oportunidade para celebrar a história de sua família, conquistas recentes e novas adições. Seja um piquenique no parque, um churrasco à beira-mar, uma reunião no parque estadual ou uma reunião na casa de alguém, uma reunião adequadamente planejada atrairá até mesmo os membros mais distantes da família para uma tarde de diversão ao sol.

Se você está planejando uma reunião de família para cerca de 100 pessoas, você vai querer começar o seu planejamento com cerca de seis meses de antecedência para que você possa angariar interesse e contratar alguns deputados para ajudá-lo a conseguir. Aqui está uma lista de verificação para ajudar você e sua família a começar!

6 meses antes

Antes que qualquer planejamento possa começar a sério, você precisa determinar quem quer participar de uma reunião. Envie uma pesquisa da família por e-mail para avaliar o interesse, ter uma ideia de quantas pessoas participariam e descobrir quais datas e locais funcionariam melhor. Você também deve perguntar sobre orçamento para saber quanto dinheiro as pessoas estão dispostas a gastar no evento. Tente dar intervalos para o custo por pessoa, por isso é fácil para as pessoas entenderem. Use uma ferramenta online como o Survey Hero para criar uma enquete simples de graça e compartilhar o link com os membros da família. A configuração da pesquisa on-line ajudará você a organizar as respostas à medida que elas surgirem.

Agora também é a hora de decidir se a reunião acontecerá na casa de um membro da família ou em um local diferente. Reuniões realizadas em casas são muitas vezes hospedadas pela matriarca ou patriarca da família, especialmente quando a casa da vovó tem desempenhado um papel forte na história da família. Festas de Natal barulhentas, churrascos casuais do Dia do Trabalho e até mesmo festas de formatura podem ser ocasiões maravilhosas para reunir parentes distantes e membros da família há muito perdidos sob o mesmo teto. Se o seu espaço é um pouco limitado, você pode considerar fazer uma reunião de família "open house", onde as pessoas podem ir e vir durante o dia. Se você está hospedando a reunião, ou a avó é, certifique-se de ter ajuda. Aliste algumas tias confiáveis para cozinhar e alguns primos entusiastas para organizar atividades. Ou, se seu orçamento permitir, contrate um bufê para complementar suas refeições caseiras e manter a bebida fluindo.

Ter uma reunião de família em um local diferente da casa de um membro da família significa que nenhuma família é responsável por todos os arranjos. As tarefas podem ser distribuídas entre os grupos de famílias estendidas, facilitando parte da carga do planejamento. Ele também pode permitir que você acomode mais pessoas do que a casa de qualquer pessoa. E, para os membros da família que viajam, um local com outras atividades de recreação pode permitir que eles transformem a reunião em férias de família completas, aproveitando ao máximo os dólares de viagem.

5 meses antes

Peça ajuda e junte seu comitê de planejamento de reuniões. Você precisará encontrar parentes confiáveis e entusiastas que possam se encarregar de:

Encontrar um local para o evento. Se você não está tendo a reunião na casa de um membro da família, precisará começar a procurar um local. Seu ajudante precisará pesquisar lugares que atendam a uma variedade de interesses, níveis de idade, habilidades físicas e recursos financeiros. Os parques familiares do oceano ou do lago são ideais; há coisas para fazer na água e na terra - atividades para manter as crianças ocupadas e aproveitar as oportunidades na praia para os adultos. Muitas áreas de férias e parques estaduais têm um "gerente de destino" que pode ajudá-lo com os detalhes de sua reunião. Confira nossas recomendações para 10 ótimos lugares para uma reunião familiar para despertar algumas idéias.
Descobrir comida para o evento. Se estiver planejando um potluck, alguém precisará determinar o menu, atribuindo pratos e outros itens alimentícios para cada família. Eles também podem precisar providenciar instalações extras para cozinhar e / ou grelhar no local. Ou, se você não está planejando lidar com toda a comida, seu ajudante precisará encontrar um bufê.
Decorações, convites e sinais. Colocar uma pessoa no comando de materiais impressos ajudará a garantir um tema consistente para o evento.
Atividades e entretenimento. Um parente atlético pode se encarregar da rede de vôlei, planejar jogos para crianças e garantir que a música esteja coberta. Croquet, badminton e vôlei são ótimas atividades em grupo no exterior. Ou peça a um primo para criar uma sala de jogos para crianças e planejar o estoque com jogos de tabuleiro e outras atividades para manter as crianças ocupadas.
História de família. Reunir uma árvore genealógica é uma ótima maneira de incorporar sua herança ao evento. Você também pode considerar criar um pequeno jornal familiar para destacar eventos familiares recentes, fatos especiais e história.
Fotografia e / ou vídeo. Você vai querer gravar este evento para a posteridade. Considere a criação de uma galeria de fotos on-line onde todos possam compartilhar suas fotos após o evento ou criar uma conta com um serviço de catálogo de fotos on-line, onde você pode criar lembranças de fotos para os participantes.
Limpar. Solicite várias pessoas para esta tarefa enorme!

Considere gerenciar seus voluntários com uma ferramenta como o Signup Genius, que permite que você solicite voluntários e envie mensagens de grupo e lembretes de tarefas sem sobrecarregar sua caixa de entrada.

Você também deve conversar com sua equipe de planejamento sobre orçamento. Com base nos comentários recebidos da sua pesquisa inicial, determine seu orçamento de trabalho para que você possa manter os custos sob controle.

4 meses antes

Espero que sua comissão tenha feito o dever de casa! Quatro meses antes da sua reunião de família, planeje concluir as seguintes tarefas:

Finalize a data e a localização. Descubra quais comodidades estarão disponíveis: água potável, piscina, instalações para grelhar, vestiários, espaço interno (em caso de chuva), mesas de piquenique e assim por diante.
Discuta temas e possíveis cronogramas.

Finalize os planos para favores e memorabilia de reunião. Quer se trate de vídeo, um panfleto de história da família ou camisetas, membros da família vão querer algo para lembrar esta grande ocasião. Veja como montar o saco de boas vindas para a família perfeita. Peça a um membro artístico da família que crie uma camiseta, um chapéu, um moletom ou outro item de vestuário personalizado. Solicite ao membro do comitê que descreva a história da família, o que é necessário para a exibição de uma árvore genealógica ou vídeo, para que você esteja pronto para fazer esse pedido aos membros da família.

3 meses antes

Com os detalhes principais do evento, é hora de divulgar a notícia oficialmente e começar a registrar os detalhes do dia.

Enviar convites. Você pode usar um serviço online como o Evite para receber convites ou enviá-los por email ou correio tradicional. Em qualquer caso, você deve incluir o seguinte:

Tempos finalizados, locais, mapas, instruções de direção, custos e uma programação de eventos.

Uma opção de inscrição para atividades específicas, se necessário.

Atribuições para parentes que se ofereceram para trazer comida ou outros itens.

Um pedido de fotos e / ou histórias que você incluiria no histórico da família ou no vídeo.

Inclua uma data RSVP, junto com um endereço de e-mail, número de telefone ou endereço para correspondência para o qual eles possam responder. Peça aos membros da família para fornecer suas informações de acomodação ou chegada, se for o caso.

Faça o acompanhamento com os voluntários e distribua tarefas conforme apropriado.

Agende eventos e atividades. Proteja profissionais ou locais para suas atividades, se necessário. Por exemplo, reserve um campo de softbol ou contrate guias turísticos ou instrutores de ioga. Se a reunião for na casa de alguém, pergunte aos parentes ou ao centro comunitário local se você pode emprestar qualquer equipamento esportivo ao ar livre ou jogos para a sala de jogos. Considere ter uma TV e videocassete ou DVD player na sala de jogos, junto com vídeos apropriados à idade para manter as crianças entretidas quando todos precisarem de algum tempo de inatividade.

Compre itens que você precisará para qualquer atividade de fabricação.

Programar e planejar refeições.

Crie uma lista de todas as refeições que você vai comer ou a comida que você precisa.
Atribua um item de comida a cada parente. Não deixe de aproveitar as especialidades culinárias, como a salada de batata da tia May ou a torta de mirtilo do primo Lynn.
Um buffet casual é provavelmente a melhor abordagem para uma reunião em casa, simplesmente porque permite que as pessoas comam em turnos. Isso também é ideal se o assento for limitado.
Se você pretende contratar um fornecedor, agora é a hora de protegê-los. Alguns fornecedores simplesmente administram a cozinha, garantem que o bufê seja reabastecido e mantêm a bebida fluindo, para que você possa aproveitar a festa.
Entre em contato com restaurantes para ver se eles acomodarão grandes grupos e fazer reservas, se necessário.

2 meses antes

As coisas estão começando a se unir e a diversão está próxima! Fique por dentro dessas tarefas organizacionais e você estará em boa forma.

Acompanhe os detalhes do participante. Comece uma lista daqueles que confirmaram sua presença, onde ficarão e quando chegarão. Se você usou um sistema on-line como o Evite para enviar seus convites, ele rastreará o RSVPs. Mas mantenha uma planilha do Google ou um documento do Excel com todas as outras informações conforme as respostas são exibidas.
Reserve equipamentos alugados, como um pódio, microfone, mesas ou cadeiras.
Confirme as reservas em restaurantes e forneça sua estimativa mais recente.
Faça as compras finais.

Suprimentos de artesanato

Decorações

Favores, camisetas personalizadas, câmeras descartáveis ou outros itens que você pretende distribuir na reunião.

Solicite cópias do histórico familiar ou vídeo.

1 mês antes

Faltando 30 dias para o reencontro, as primeiras tarefas da sua lista de afazeres mensais são simplesmente confirmar os detalhes dos planos que você já possui.

Confirme com parentes que estão trazendo comida ou outros suprimentos.
Confirme os locais de reunião.
Confirme as atividades.
Confirme as acomodações para dormir.

2 semanas antes

Agora é a hora de fazer check-in com voluntários que receberam tarefas específicas para confirmar os horários e a contagem final de convidados.

Refeições

Restaurantes de contato com um convidado final contam, se necessário.

Encomende pratos frios, bolos ou outros itens de festa de sua mercearia local ou padeiro.

Contactar fornecedor com um convidado final contar, se necessário.

Vendedores

Confirme os detalhes com seu fotógrafo / cinegrafista
Confirme os detalhes com outros provedores de serviços, como líderes de atividades ou guias turísticos

Decorações e Sinalização

Compre decorações e suprimentos de última hora.
Crie sinais e banners.

Limpar

Confirme os voluntários
Fazer arranjos para doar restos de comida para um abrigo local ou despensa de alimentos

2 dias antes

Revise as minúcias da reunião com os comitês.
Pegue qualquer equipamento de aluguel, como cadeiras, mesas, etc.
Prepare os pagamentos finais e dicas para quaisquer profissionais e ajuda que você contratou, como o bufê e equipe de garçons. Coloque-os juntos em envelopes separados para que você possa entregá-los rapidamente conforme necessário ao longo do evento. Tenha em mente que você pode enviar dicas extras mais tarde, se o desempenho for excepcional. Caso contrário, uma gorjeta de 10% a 15% é habitual se não estiver incluída na sua conta.

O dia anterior

Configurar e decorar.
Durma um pouco!

Post Reunion

Após o evento, você terá mais alguns detalhes para cuidar. Dentro de 2 semanas do evento, você precisará:

Escreva notas de agradecimento a participantes especiais, parentes que doaram tempo e dinheiro e quaisquer outras pessoas que ajudaram a tornar seu evento um sucesso.
Envie fotos para um serviço de fotos on-line. Se você tirou fotos, envie suas imagens para um site como o Shutterfly ou o Snapfish. Em algumas semanas, você pode compartilhar o link com os participantes e também pedir que eles adicionem suas fotos ao álbum que você criou para que outros membros da família possam comprar cópias de suas fotos. Abrigar todas as fotos em um só lugar também permitiria que você criasse um álbum de fotos que os outros pudessem pedir, bem como uma lembrança do evento.

Doe ou distribua favores, decorações, panfletos de história da família e assim por diante.

Dentro de 4 semanas do evento, cuide do seguinte:

Faça um acompanhamento com o cinegrafista e o fotógrafo para descobrir quando os materiais estarão prontos para distribuição.
Envie um e-mail ou uma correspondência em massa para todos os que compareceram, resumindo as festividades, agradecendo-lhes por participar e dizendo-lhes onde podem comprar fotos, vídeos ou qualquer outro item de acompanhamento do evento.