Escolha data, tamanho e localização | melhores casas e jardins

Qual é a decisão mais importante ao planejar uma reunião de família? "Marque uma data para que os membros da família possam colocá-la em seus calendários antes de planejar as férias", diz Tom Ninkovich, autor do Family Reunion Handbook (Reunion Research, 1998). E, lembre-se, o aspecto chave de escolher uma data de reunião é manter sua decisão final. Alterar a data só criará estragos para os outros. Coisas a considerar ao escolher uma data: Planeje com antecedência. A maioria das reuniões precisa ser planejada com um a dois anos de antecedência. O planejamento antecipado permite que você reserve o local ideal para reuniões. O planejamento antecipado também permite que os participantes reservem o tempo de férias e economizem dinheiro que possam precisar. Consiga um consenso. Não escolha apenas a data certa para você. Pesquise membros da família para evitar conflitos de horário. Se houver membros da família que absolutamente devem comparecer (por exemplo, avós), verifique primeiro com eles. Em seguida, escolha uma data que seja melhor para a maioria das pessoas. Existem muitas maneiras de escolher uma data. Você pode oferecer 3-4 opções diferentes e mandar seus familiares enviarem seus votos dentro de um prazo determinado. Você pode oferecer algumas explicações sobre por que determinadas datas podem ser melhores que outras. Por exemplo, sua correspondência inicial pode dizer: "Tio Bert vai celebrar seu aniversário de 80 anos em 10 de junho. Não seria ótimo prestar homenagem ao nosso tio favorito jogando uma reunião de família naquele fim de semana?" Em seguida, ofereça duas ou três outras datas possíveis como backup. Deixe os membros da família saberem que as regras da maioria. Infelizmente, alguém sempre terá um conflito. Uma maneira de resolver esse problema é definir possíveis datas para as próximas duas reuniões. Dessa forma, as pessoas que não puderem comparecer neste horário, esperamos que cheguem ao próximo.

Idéias para datas

Selecione uma data. Aqui estão algumas sugestões:

Marco familiar ou dia especial: Estes tipos de datas podem incluir um aniversário de prata ou de ouro, um aniversário de avô ou de um ancião, um casamento ou formatura, data de nascimento ou data de imigração, festa de aposentadoria, nascimento ou feriado étnico ou religioso. .
Época do ano / temporada: "A maioria das reuniões familiares é realizada entre junho e setembro, porque o clima é melhor, a viagem é mais fácil, a escola está fora e o verão é a época tradicional para as férias", diz Ninkovich. No entanto, algumas famílias preferem aproveitar os pacotes de valor "fora de época", que incluem abril-maio, outubro-novembro e dezembro-fevereiro (exceto em resorts de praia tropicais e áreas de esqui). Acomodações e tarifas aéreas tendem a ser menores nesses horários. As desvantagens são que as condições de viagem podem ser difíceis (pense em neve) e as crianças tendem a frequentar a escola.
Feriados: Em algumas cidades, feriados como o Memorial Day, o 4 de julho e o Dia do Trabalho são considerados "fora de temporada" porque os viajantes de negócios habituais estão de férias. Fins de semana prolongados costumam ser perfeitos para reuniões em cidades como Chicago, Nova York e Washington. Tenha em mente que as férias de Ação de Graças ou de fim de ano funcionam bem para pequenas reuniões perto de casa. Mas esses feriados geralmente não funcionam bem para famílias grandes ou geograficamente distantes, já que a maioria das pessoas tende a se concentrar mais em suas próprias famílias nucleares nessa época do ano.

Uma data de reunião específica, fim de semana ou mês: "Muitas famílias estabelecem uma data de reunião específica com a qual podem contar de ano para ano, como o 'segundo sábado de agosto'", diz Ninkovich. "A reunião não pode ser realizada todos os anos, mas quando é realizada, todos sabem quando será."

Decidir sobre comprimento de reunião

Reuniões podem durar de uma tarde a três ou mais dias. "Uma regra geral é que quanto mais as pessoas precisam viajar, mais tempo a reunião deve durar", diz Ninkovich. Poucas pessoas voarão pelo país para o chá da tarde. Reuniões pequenas em média um dia. Reuniões maiores duram cerca de dois ou três dias. Você não quer que durem muito tempo, aconselha Ninkovich. "Sua próxima reunião será beneficiada se você deixá-los querendo mais."

Depois de decidir quando a reunião ocorrerá, a próxima grande decisão é: Onde? As possibilidades podem parecer infinitas. Os exemplos incluem parques de diversões, acampamentos, igrejas, dormitórios universitários, condomínios, centros de conferência, navios de cruzeiro, locais históricos, casa (s), hotéis, casas flutuantes, motéis, reservas naturais, um parque, uma fazenda ou fazenda, resorts e zoológicos. Em geral, sua escolha depende do tamanho da reunião, da época do ano, da acessibilidade e do tipo de reunião que você gostaria de ter (por exemplo, um pequeno piquenique, um cruzeiro, um acampamento rústico, etc.) Lembre-se de que nenhum site será perfeito. "Se é bom e barato, é remotamente localizado. Bom preço e conveniente? A estética tem muito a desejar", diz Jennifer Crichton, autor de Family Reunion (Workman Publishing, 1998). "Reuniões são sobre a vida familiar, e a vida familiar é mais sobre trade-offs do que perfeição." No entanto, é possível encontrar um site que atenda à maioria das suas necessidades. A seguir estão as coisas a considerar para quatro tipos básicos de reuniões.

Perguntas a fazer incluem:

Você tem espaço suficiente para todos se sentarem e comerem confortavelmente, com espaço suficiente para as crianças correrem?
Quantas mesas e cadeiras podem caber no quintal?
Há espaço suficiente em ambientes fechados em caso de mau tempo?
Existe espaço para uma barraca?
Sua casa, rua ou vizinhos podem acomodar o estacionamento?
Você está disposto a "deixar as coisas acontecerem" para hospedar uma grande multidão em sua casa? Crianças pequenas podem estar correndo pela sua casa (então guarde as quebras). Seu gramado pode levar uma surra. Você pode estar coletando xícaras de papel, pratos e guardanapos de todas as fendas de sua propriedade muito depois de seus convidados terem ido embora. Pergunte a si mesmo: 'Posso lidar com a bagunça?'

Se a resposta a muitas dessas perguntas for "não", você pode querer considerar os parques públicos como outra opção (veja Reunião na cidade natal na próxima página).

Este tipo de evento é mais provável de ser realizado na cidade natal original da família. Perguntas para se perguntar incluem:

Se a sua casa não é grande o suficiente para abrigar uma multidão, há algum parque público próximo ou reservas naturais que possam acomodar seu clã?
O parque tem um abrigo ou pavilhão para protegê-lo do sol ou da chuva?
Você precisa reservar com antecedência? Se assim for, quando?
Você precisa obter uma permissão? Em caso afirmativo, descubra os detalhes, como e quando aplicar e quanto custará.
O site é acessível de carro ou ônibus? Existe estacionamento?
É acessível a cadeiras de rodas (se necessário)?
Quão perto estão os banheiros? (Você pode precisar alugar um banheiro portátil.)
Há água para beber e / ou lavar no local?
Quais instalações estão disponíveis para seus convidados (por exemplo, beisebol, tênis, playground, praia ou lago, passeios de barco, etc.)?
Grelhas são permitidas?
Existe uma portaria sobre bebidas alcoólicas?
Quantas mesas / bancos de piquenique estão disponíveis? Existe uma área sombreada para cobertores de piquenique?
A eletricidade está disponível ou você precisa trazer um gerador (para coisas como microfone, instrumentos musicais, etc.)?
O parque oferece patrulha de segurança?

Reuniões mais longas com duração de 3 a 4 dias geralmente exigem acomodações maiores, como hotéis, motéis, resorts, dormitórios ou centros de conferência. Depois de identificar a localização geográfica da sua reunião, talvez você queira contatar o conselho de turismo local, as Câmaras de Comércio e os escritórios de convenções e visitantes. Esses profissionais podem ajudá-lo a encontrar acomodações, restaurantes, passeios, fornecedores, fotógrafos, etc. Perguntas sobre acomodações devem incluir:

Até que ponto é o site de aeroportos e estações de trem locais? O transporte é fornecido? Existe acesso ao transporte público?
A instalação tem taxas de grupo?
Algum desconto se aplica (por exemplo, para as taxas de "baixa temporada")?
Há algum "freebies" (por exemplo, um quarto grátis para um certo número de quartos pagos, crianças ficam livres)?
É um depósito requerido? Quando isso é devido? Qual é a política de reembolso / cancelamento?
Existem salas de reunião e / ou banquete no local ou nas proximidades?
Quais restaurantes estão disponíveis no local e na área?
Existe uma piscina (coberta ou ao ar livre)?
Que outras instalações estão disponíveis para os hóspedes (por exemplo, spa, academia, tênis, cafeteria, salão de beleza etc.)? Quais são as acusações?
A instalação pode fornecer nomes e informações de contato de outros organizadores da reunião que usaram o site recentemente?
Um membro da família que mora na área pode fazer uma inspeção no local?
Existem mesas, cadeiras, quadros de aviso e outros equipamentos disponíveis para registro / apresentações? Existe uma taxa?

Qual é a política de fumar? Os quartos para dormir "não fumadores" estão disponíveis?

Existe acesso para cadeira de rodas (se necessário)?

O estacionamento está disponível? É de graça? Existe um lote público nas proximidades?

Sempre peça à instalação para enviar um contrato com todos os detalhes que você discutiu. Revise com cuidado.

Uma fonte útil é o Family Reunion Handbook, de Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Acampar

Para reuniões que duram uma semana inteira, algumas famílias preferem acampar em barracas, trailers ou trailers. Confira o seguinte:

Durante o que as estações do ano são os acampamentos abertos?
Quais são as taxas? Com que antecedência você precisa reservar?
A que distância fica o local da praia mais próxima, cidade, área histórica, montanhas / trilhas, shopping, parque estadual ou nacional, parque temático e / ou área turística?
Quais acomodações estão disponíveis (por exemplo, tendas, trailers / trailers, pousadas ou beliches)?
Existem conexões para água e eletricidade disponíveis?
Quais instalações são fornecidas (por exemplo, churrasqueiras, fogueiras, locais cobertos / abrigo, alimentos, gelo, banheiros / banheiros, chuveiros quentes / frios, mesas e bancos, coleta de lixo, lavanderia)?
Quais atividades estão localizadas nas proximidades (por exemplo, passeios de barco, mochila, esportes, caminhadas, natação, pesca, etc.)?

Alugar condomínios, uma casa ou dormitórios

Outra opção é alugar condomínios, uma casa ou dormitórios. Para dormitórios - às vezes disponíveis durante os meses de verão - entre em contato com os departamentos de alojamento das faculdades em sua área de reunião. Para saber mais sobre aluguel de condomínio, consulte as Câmaras de Comércio locais, o conselho de turismo ou o Departamento de Convenções e Visitantes. Você também pode pesquisar nas Páginas Amarelas, em papel ou on-line, por Corretores de Imóveis locais, que frequentemente publicam livretos com informações sobre aluguel de apartamentos ou casas.

Yahoo

Verizon Superpages

Ao organizar reservas, não se esqueça de perguntar:

Durante que temporadas as salas estão disponíveis?
Até que ponto as acomodações das áreas de recreação mais próximas (por exemplo, praia, cidade, área histórica, montanhas / trilhas para caminhadas, compras, parque estadual ou nacional, parque temático e / ou área turística)?
Quais instalações estão disponíveis nos quartos (por exemplo, banheiros / chuveiros nos quartos ou salas, refrigeradores, fornos, microondas, gelo, etc.)?
Os quartos têm ar condicionado?
São lençóis e toalhas?
Onde fica a lavanderia mais próxima?
Existe uma sala comum para reuniões, refeições, festas, etc.? Existe um custo extra? O quarto precisa ser reservado com antecedência?

Ainda preso? Consulte as seguintes fontes: Publicações:

Reunião de família por Jennifer Crichton (Workman, 1998)
Manual de Reunião Familiar por Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
Planejador de reuniões familiares por Donna Beasley (Macmillan, 1997)
O livro de referência da reunião familiar por Edith Wagner (Lowell House, 1999)
Livro de Trabalho e Catálogo da Revista Reunions (2001); 414-263-4567

Escritórios de Convenções e Visitantes (CVBs): Organizações sem fins lucrativos que representam cidades ou regiões para todos os tipos de reuniões. A maioria dos CVBs oferece seus serviços gratuitamente e pode ajudar a obter custos de hospedagem, inspeções no local e outros serviços com base em suas necessidades. Confira os CVBs locais pesquisando as Páginas Amarelas online.

Associação Internacional de Convenções e Agências de Visitantes

Verizon Superpages

Yahoo (Páginas Amarelas)

Livros telefônicos: disponíveis para qualquer parte do país - 800-848-8000 - ou em CD-ROM na sua biblioteca local.

Câmaras de Comércio: Boas fontes de acomodações, inspeções de locais, mapas, folhetos informativos, visitas a sites, etc.